Prozess Ausgabenabrechnung

Reisekosten 2020: Neuer Verpflegungsmehraufwand im Inland

Das für viele Dienstreisende komplizierteste Thema ist der Verpflegungsmehraufwand. Er dient als Kostenersatz für Ihre Aufwendungen für Essen und Getränke und unterliegt einer Staffelung. Diese Pauschalen sind ausschließlich für Inlandsreisen gültig.

14,00 Euro – kleine Pauschale	für Dienstreisen ab 8 bis 24 Stunden
28,00 Euro – große Pauschale	für Dienstreisen ab 24 Stunden

Dabei erhalten Sie für den Anreise- und Abreisetag grundsätzlich immer den Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro – unabhängig davon, ob Sie an diesen beiden Tagen acht Stunden lang unterwegs sind oder kürzer.

Beachten Sie, dass in der Reisekostenabrechnung ein Reisetag immer vom Zeitpunkt der Abreise bis 24.00 Uhr eingetragen wird. Reisen Sie beispielsweise um 17.00 Uhr von Ihrem Wohnort ab, tragen Sie für den Anreisetag 17.00 – 24.00 Uhr ein. Der Folgetag wird mit 00.00 – 24.00 Uhr eingegeben.

Beispielrechnung

So könnte die Berechnung für den Verpflegungsmehraufwand bei einer viertägigen Dienstreise aussehen:

Tag 1: Anreise 17.00 – 24.00 Uhr – 14.00 Euro
Tag 2: Meetings 00.00 – 24.00 Uhr: 28.00 Euro
Tag 3: Kundenbesuche 00.00 – 24.00 Uhr: 28.00 Euro
Tag 4: Abreisetag 00.00 – 17.00 Uhr: 14.00 Euro

Verpflegungsmehraufwand gesamt 84.00 Euro

Bereinigter Verpflegungsmehraufwand

Bevor Sie die im Beispiel berechnete Summe in die Reisekostenabrechnung eintragen, berücksichtigen Sie noch im Hotelpreis inkludiertes Frühstück und eventuelle Einladungen zum Mittag- oder Abendessen. In dieser Situation muss der Verpflegungsmehraufwand entsprechend bereinigt werden.

• Frühstück im Hotelpreis inbegriffen: 20 % Abzug
• Einladung zum Essen, Seminar mit Verpflegung usw.: 40 % Abzug

Ist also das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen und Ihr Geschäftspartner lädt Sie zum Abendessen ein, kürzen Sie die Verpflegungspauschale für 24 Stunden um 60 %. Dies ist auch dann der Fall, wenn Sie Gäste auf Kosten des Unternehmens einladen und der Arbeitgeber auch die Kosten für Ihr Essen trägt.

Weist das Hotel das Frühstück auf der Rechnung aus, reduziert sich die Kostenübernahme der Hotelrechnung durch den Arbeitgeber um den für das Frühstück ausgewiesenen Betrag.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Für Auslandsreisen ist die Kostenerstattung etwas komplexer gestaltet. Obwohl es auch hier die kleine und große Pauschale gibt, unterscheidet sich diese abhängig vom Reiseziel. So erhalten Sie für eine Dienstreise nach Ägypten 41 Euro Pauschale; reisen Sie nach Bangladesch, sind es nur 30 Euro. Für China muss Ihr Arbeitgeber, abhängig vom genauen Ziel, zwischen 40 und 74 Euro erstatten.

Die Übernachtungspauschalen für Dienstreisen ins Ausland sind an die landestypischen Kosten angepasst. So beträgt die Pauschale für die Übernachtung in Andorra 45 Euro; für Japan 233 Euro.

Die aktuellen Länderlisten für 2020 mit der Auflistung aller gültigen Pauschalen finden Sie hier als Download.

Reisenebenkosten nicht vergessen!

Bewahren Sie für alle angefallenen Ausgaben, von der Hotelrechnung bis zum Parkschein, die Belege auf. Denn zusätzlich zu den Fahrt- und Übernachtungskosten erstattet der Arbeitgeber alle im Zusammenhang mit der Reise und deren Zweck entstandenen Kosten.

Mögliche Reisenebenkosten:

• Parkgebühren oder Mautgebühren
• Gebühren für dienstliche Telefonate
• Eintritte im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
• Gepäckaufbewahrungsgebühren
• Verluste beim An- und Verkauf von Devisen
• Reisegepäckschäden
• Schadenersatz im Rahmen eines Verkehrsunfalls
• Diebstahl von beruflichen Gegenständen oder privaten Gegenständen, die für berufliche Zwecke mitgenommen wurden
• Diebstahl persönlicher und nötiger Reisegegenstände
• Erstattung
• Rückzahlung Ausgaben

Ist kein Beleg verfügbar, erstellen Sie einen Eigenbeleg. Achten Sie darauf, dass er alle wichtigen Informationen sowie den Ort und das genaue Datum aufweist.

Haben Sie die angefallenen Kosten in die Reisekostenabrechnung eingetragen, legen Sie die entsprechenden Belege bei und übermitteln die Reisekostenabrechnung an die zuständige Stelle im Unternehmen.

Rückzahlung Ausgaben